15种公文写作范例公文写作格式11篇

时间:2025-11-05 作者:崇文网

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(一)消息的结构

消息的组合成为从外部看，一般可分为：标题、导语、主体、背景、结尾几个部分。标题、导语、主体是一则消息通常不可缺少的部分(标题新闻、简明新闻除外)，而背景和结尾有时可根据情况省略。

新闻按照结构方式通常可分为三种：倒金字塔式，金字塔式，和散文式结构。

1)倒金字塔结构。“倒金字塔”结构的第一段是导语，是最重要的新闻事实概括，然后按照新闻事实的重要程度依次写下去。

从结构布局上看，消息最常用的倒金字塔式结构。这是其它新闻文体所不具备的。倒金字塔式结构不是根据事件发生、发展的时间顺序来安排层次段落，而是根据事实的重要程度或受众关心程度来决定段落顺序。它要求把最重要、最新鲜或最精彩的新闻事实放在消息的开端，即新闻导语里面。其它事实也是按先重后轻、先主后次的顺序来安排的。它多用于事件性新闻。

倒金字塔结构的主要优点有：最能体现新闻性;开门见山，概括性强;切合读者心理，并能引起“新闻欲”;便于编辑处理稿件和制作标题，便于记者增加新的重要事实材料。它的缺点有：过于标准化，程式化，缺乏多样性，往往略输文采，愈到后面愈显得无力，有“虎头蛇尾”之嫌;比较容易出现标题、导语、主体“三重复”现象，此现象应力争避免。

2)金字塔结构。金字塔结构是按事情发生的始末，即依时间顺序安排材料的一种消息结构形式。事情的开始和结束，就是新闻的开头和结尾。

金字塔结构的优点主要有：行文构思比较方便;可以保持事实比较完整的故事性;容易清楚地反映出新闻事件原委始末的脉络。它的缺点有：可能比倒字金塔的篇幅可能多一些;容易显得平铺直叙;有些题材从头说起，容易显得平淡或缺乏新鲜感。

3)散文式结构。散文式结构，是指消息写作中，适当吸收散文的写法。

(二)消息的标题

消息标题从形式到内容与任何文体的标题不同。它的一个显著特点是内容具体、涵义明确、鲜明引人。标题把消息的核心内容概括、浓缩成几个词(短语)或一句话，使人一目了然，且过目难忘。

消息的标题，不仅有主题，还有引题或者副题，内容重要的消息，有时兼有主题和引题、副题。主题字号最大，最突出，处于中间显要位置。引题用以交代背景，烘托气氛，揭示意义。副题用以补充交代事实或问题，说明主题的来源和依据，有时也用来说明或注释，甚至是全文提要。

不管采用什么方式，标题都应该准确、清楚、简洁、生动。切忌空、偏、烦、板，努力做到求实、求准，求简、求活。

消息的标题与通讯的标题最大的区别在于是否标出了新闻事实，消息要求在标题中写明新近发生的有意义的事实，简洁明快;通讯的标题可以标出事实，也可以不标出事实。

(三)消息的导语

导语写作来自于电报。1844年，美国油漆匠出身的科学家缪尔·莫尔斯发明了电磁电报，1851年，美联社首先将它用于播发新闻电讯。1861年至1865年，美国南北战争期间，有许多重要新闻需要及时报道，然而在战火纷飞的环境中，电讯稿经常是仅仅发了一半，由于战争或者电讯的缘故，由于时间宝贵机会宝贵，记者们不约而同地首先把最重要的新闻事实先发出去，报社编辑部只要能够收到稿子第一段，就可以当成一条短的消息进行报道，这样，客观需要逼着记者把最重要、最新鲜的事实写在新闻的最前面，此种写法得到读者和新闻界的肯定，由此，新闻的导语逐渐形成，同时，也促进了新闻倒金字塔写作结构的发展。

导语是以简要的文字，突出最重要、最新鲜或最富有个性特点的事实，揭示新闻要旨，吸引读者阅读全文的消息开头部分。它往往是一篇消息内容的核心和精华。

在通常的情况下，导语是消息开头的第一段;有的短消息不分段，导语便是开头第一句话;有的消息段落很简短，其导语也可以是两个或者两个以上的.段落。有的消息也可以没有导语，比如一句话新闻。

导语是消息体裁的显著特征，也是写好消息的一大难点。

导语的写作非常重要，在新闻界有一个说法，报纸编辑最见功力的重要方面是制作标题;记者写消息最见功力的是写好导语，导语的好坏在很大程度上决定着编辑对稿件的取舍。生动的导语相对于新闻好像蝴蝶相对于花丛，容易引起他人的注意。美国哥伦比亚大学新闻系教授曼彻尔也曾说过：我写新闻，有一半甚至更多的时间用于琢磨导语。

导语写作主要注意以下几点：

1)人们最感兴趣的是什么，最需要告诉人们是又是什么，并把二者和谐地统一起来;

2)从新闻内容中选择最重要点;

3)应有新闻事实，避免与主体内容的重复;

4)交待消息的来源和新闻的根据，给人以可信感;

5)文字精，表达巧，凝练、醒目、明快。

写导语的基本要求：要实在，忌空话;要简练，忌冗长;要新颖多样，忌千篇一律。导语的写作方法多样，可以有叙述式，评述式，描写式，设问式等，其中叙述式导语用得比较多。

1)叙述式导语：又称直叙式导语，用直接叙述的方法，简要地写出消息中最新鲜、最重要的事实。如：“我国音乐界第一个学术性团体——聂耳星海学会昨日在武汉成立。”[叙述式]

2)评述式导语：对消息的主要内容进行评论，说明意义，进行判断。这类导语又可分成“结论式”、“评论式”、“提问式”三种类型。如新华社北京一九八五年四月一日电今天，新中国颁布的第一部专利法正式生效了。从此，脑力劳动成果被无偿占用的历史在我国宣告结束。[评论式]

目前世界上究竟有没有贫困的“第四世界”?有!尽管在这不断繁荣的年代里不多见，然而它却一直存在着。……[提问式]

新华社记者报道：北京人的生活节奏变快了。过去那种“工作不象工作，休息不象休息”的状况正在改变。[结论式]

3)描写式导语：对消息中的人和事，或现场环境作简洁形象的描绘，渲染气氛，以达到某种情绪效果。如：

据新华社北京三月八日电一盆盆翠绿的麦冬、松柏、万年青和盛开的鲜花装点在人民大会堂的大厅里，全国妇联今天下午在这里举行联欢会。中外妇女一千五百多人欢聚一堂，相互握手问好，亲切交谈，共同庆祝“三八”国际劳动妇女节。 [描写式]

4)引语式导语：也叫摘要式导语，引用或摘录文件、公报中的关键材料或消息中人物的言谈，以突出消息的中心。

(四)消息的背景

消息背景，是指新闻事实出现的缘由、环境和主客观条件。背景是一篇消息的有机组成部分，是补充、反衬或烘托新闻事实和新闻主题的重要材料。

我们写新闻人物，必须向读者交代这个人物的经历和社会关系;我们写新闻事件，也必须向读者介绍这一事件的历史条件、自然环境、前因后果与来龙去脉。新闻背景的种类很多，诸如：历史背景、时代背景、政治背景、经济背景、人物背景、地理背景、人文背景、民族背景、知识背景等等。这里介绍几种主要的类型：

1)历史背景。恰当地交代消息中主要新闻事实或其所涉及的人物、地点的历史状况，以有助于读者了解人和事的全貌，增加其新闻价值。如毛泽东同志写的《中原我军占领南阳》，背景是介绍南阳的历史状况的：“南阳为古宛城，三国时，曹操与张绣曾于此城发生争夺战……”使人们对南阳在军事上的重要地位，认识更清楚了。

2)地理背景。有些新闻涉及国内外的有关城市、地区，而读者不一定知道，有必要适当介绍有关地区的自然环境、风土人情。

3)人物背景。当新闻中出现读者不熟悉的新人物，或者过去熟悉，由于时间久了印象不深的人物，就需要介绍人物的概况，作为背景交代。

4)事物背景。指介绍一些新事物、新成就的有关资料，以帮助读者了解这些事物的意义和它的价值。尤其在科技报道中，对新技术更需要作背景介绍。

交代背景的方式在消息中所起的作用，主要有：

1)说明与解释。通过背景交代正确地揭示原因与结果、现象与本质、全局与局部等。

2)交代与补充。与主要新闻事实有关联的一些材料又不得不加以交代和补充，就得运用背景。

3)衬托与对比。

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应用文的种类繁多，可以从不同的角度划分成不同的类别。

一、按其处理事情的性质划分

可以分为公务类应用文和私务类应用文。

公务类应用文是指为处理国家和集体的事务而写作和使用的应用文，即通常所说的公文。

私务类应用文是指为处理个人的事务而写作和使用的应用文，即通常所说的个人日常应用文书。

二、按表达方式划分

有记叙文、说明文、议论文。

记叙文是以记叙为主要表达方式的应用文;说明文是以说明为主要表达方式的应用文;议论文是以议论为主要表达方式的应用文。

三、按使用领域划分

(一)行政类应用文

行政类应用文包括国家行政机关公文和日常行政公文。

1.国家行政机关公文

国家行政机关公文是指国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要十三类十三种公文。国家机关公文是国家机关、社会团体或企事业单位处理事务的文件，主要用来传达和贯彻党和国家的政策法令，指导工作，提出要求，答复问题，通报情况，交流经验，传递信息。公文制作比较严格，具有一定的法律效力，在写作和使用时，要根据国家最新的行政机关公文处理办法，区分每类公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种形式，确保其使用效率。

2.日常行政机关公文

日常行政机关公文是指上述国家法定的行政机关公文以外的`一些事务文件。是指简报、计划、总结、调查报告、规章制度，介绍信、证明信等用来处理单位内部日常事务，与具体部门进行工作联系的应用文。它们的行文格式不像公文那样严格，制作也比较自由。日常事务公文不具有法定的权威，一般不单独行文，如有必要，需另行备文，按法定公文处理，否则只作为参考材料。有些日常事务公文还可在报刊上发表。

(二)专业工作应用文

专业工作应用文是指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的应用文。由于分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的差异。这样，在长期的工作实践中便逐渐形成了一些与其专业相适应的应用文，称为专业工作应用文。专业应用文除了要遵守应用文的一般规则外，还有很强的专业特点，外行人是不能写好的，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济合同等;司法部门常用的起诉书、判决书、证词、辩护词、立案报告、破案报告;文教部门常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理条例;医务工作常用的病历、处方、护理日志、诊断证明书、死亡报告;外事工作常用的照会、声明、国书、意向书、备忘录、国际公约、联合公报等等。

在各类应用文中，专业工作应用文涉及的面最广，发展最快。随着社会经济的发展和科学技术的进步，社会分工会越来越细，为适应工作需要随事立体的应用写作新形式，也将会不断增多。

(三)日常生活应用文

日常生活应用文主要指个人用来处理日常生活事务和礼仪的应用文，如书信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记。日常生活应用文与个人的日常生活、人际交往活动关系密切，使用范围很广。日常生活应用文虽然也有一定的格式，但不十分严格，写作较灵活自由。

以上只是从大的方面来划分。如果进一步，还可根据行文方向、内容性质或其他管理文件的标准来划分。

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一、公文概述

什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。

公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物;公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。

公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用……等等。

写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、法律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊的功用。

根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：①命令(令);②议案;③决定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通报;⑧报告;⑨请示; 10 批复; 11 函; 12 会议纪要。根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：①决议;②决定;③指示;④意见;⑤通知;⑥通报;⑦公报;⑧报告;⑨请示; 10 批复; 11 条例; 12 规定; 13 函; 14 会议纪要。

以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。

公文的处理程序一般包括：①收文;②分办、批办;③催办;④拟稿;⑤审核、签发;⑥编号、印发;⑦立卷(归档);⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。

二、公文的格式与要素〖ht〖kh*3/4公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。

公文的格式要素一般包括：

(一)发文机关(版头)

发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：

1、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。

2、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委员会(函)”。

3、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。

至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。

(二)公文份号〖ht公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。

(三)秘密等级〖ht公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“”，“”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按30年、20年、xx年认定。

(四)紧急程度

紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。

(五)发文字号〖ht发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第12号文件，发文字号为“国发〔1998〕12号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。

(六)签发人签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发;二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：×××”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

(七)标题

公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。

公文标题由发文机关名称、公文主题(事由)、文种三部分组成。例如，《国务院关于加强血吸虫病防治工作的`决定》，这里“国务院”是发文机关;“关于加强血吸虫病防治工作”是事由;“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。

拟写公文标题时，应特别注意以下几点：

1、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。

2、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。

3、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。

4、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。

5、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如：

国务院关于依靠科技振兴农业

(八)主送机关

加强农业科技成果推广工作的决定

主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。

确定主送机关应注意：

1、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。

2、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送;除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。

3、批复下级请示，只能主送原请示机关(单位)，对相关机关(单位)，用抄送。

4、普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主送机关写为“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位”。

(九)正文

正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。(写法见后)

(十)附件

附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。

(十一)印章

印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。

(十二)成文时间

一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。

(十三)附注〖ht附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。

(十四)主题词〖ht主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。

(十五)抄送机关

民工抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。

(十六)印发机关和时间

印发机关，为发文机关的办公部门;印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。

三、公文正文的写作方法

草拟公文正文必须符合以下要求：

(一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。

(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

(三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“1994年”不能写成“94年”。

(四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。

(五)结构层次序数，依次为“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。

(六)公文中应使用国家法定计量单位。

(七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。

(八)用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。

(九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。

公文正文的写法主要有两条：第一、通过叙述、说理表明目的。

公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的(或结论)三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的(或结论)是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：

(一)向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。

(二)写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。

(三)向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。

(四)向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。

(五)写复文(对下级请示的公文的批复)，一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。

通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。

第二、文字表达简明、确切、条理清楚。

简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。

条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论(新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”)，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。

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1、标题

工作报告的标题一般情况下都采用完整式的公文标题，即由发文机关、事由、文种构成。

2、正文

工作报告的正文一般由报告缘由、报告事项、报告结语组成。报告缘由通常是交代报告的起因、目的、主旨或基本情况。工作报告常以“现将……汇报于后”等惯用语承起下文。工作报告的报告事项一般的结构安排是工作情况（成绩及经验）、存在的问题和今后打算，重点应放在工作情况部分。写作过程中，可以根据工作实际，或侧重于工作成绩，或详写失误和问题，并对产生问题的原因作出分析。“工作+经验+问题+今后措施”是工作报告的.一般性公式。

3、结语

工作报告的结语通常只是一句上行公文的习惯语，可以作为报告正文的一个组成部分。如“特此报告”等。有的工作报告也可以无结语。工作报告的结语中，不能带有明显的期复性词语，如“以上报告，请批复”、“以上报告，请审批”等，因为报告中是不能夹带请示事项的。

扩展资料：

工作报告，范文中的一种形式。它是指党的机关、行政机关、企事业单位和社会团体，按照有关规定，定期或不定期地向上级机关或法定对象汇报工作。汇报的内容，包括近一段的工作情况和下一段工作部署。比如，党代会、人代会、政协全会上的工作报告，各机关、单位的年度工作报告、阶段性工作报告等。

工作报告是指向上级机关汇报本单位、本部门、本地区工作情况、做法、经验以及问题的报告。工作报告主要是在汇报例行工作或临时工作情况时使用，是报告中常见的一种。除工作报告之外，报告还有情况报告和答复报告两类。

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省劳动厅：

按劳分配，是社会主义分配的基本原则，也是社会主义优越性之一。几年来，我厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地激发了广大职工的.社会主义劳动积极性，使得生产率成倍地增长，乃至几倍的增长。

为全面贯彻按劳分配原则，进一步调动职工的劳动积极性，现就两项劳资政策问题请示如下：

一、拟用XXXX年全厂超额利润的10%为全厂职工晋升工资。其中，XXXX年4月30日在册职工每人晋升一级，凡班(组)长和车间先进生产(工作)者及其以上领导和先进人物再依次晋升一级；全厂技术突击组成员每人浮动一级工资，组长每人浮动两级工资。

二、拟用XXXXX年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元，具体金额按劳动出勤率和完成定额计算。

以上请示，妥否，请批示。

×××化工厂

XXXX年十一月十日

⬗ 15种公文写作范例公文写作格式 ⬗

在九类常用公文文种中，作为企业单位，使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、会议纪要、函五种。而这使用频率较高的五类公文中，很多办公室人员对请示和报告不分或混用，甚至出现公文标题用“关于xxx的请示报告”的现象，这是极不规范的。

为了便于广大办公室人员写好请示和报告，现将两者的写作技巧逐一详细讲解。

一、请示

请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。

(一)什么事情应该请示?

一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：

1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。

3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。

7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。

(二)撰写请示需掌握的三个要领：

1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。

2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。

3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示;由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复;提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果;在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作;等等。向上级提出上述要求的目的'，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的语言。

二、报告

报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(一)报告的写法

报告一般分为三部分:一是报告的原由,即为什么写报告;二是报告的事项,用“现将……报告如下：”之类的转接语引出报告的事实和问题,这部分要突出重点,做到点面结合;三是结束语,可根据报告内容的不同写明"特此报告"、"专此报告"等。

报告分为综合报告、专题报告(情况报告)、答复报告等。

1、综合报告。是下级机关为了使上级机关全面了解下级机关各方面情况,便于上级机关掌握全局,指导工作而写的公文。综合报告的主要特点是:汇报的情况和反映的问题比较全面,一般和工作总结结合起来。综合报告的正文,一般包括报告起因和报告内容两部分。报告起因即说明为什么要写报告,报告起因一定要集中、概括、简要直陈。有时就是几句话,报告起因与报告内容之间的承上启下用语,往往用“现将……情况报告如下”。报告内容,是报告正文的主体,一般要写明完成任务、进行工作、处理事情的依据、过程、措施以及结果、成效与存在的问题,今后的打算与安排。报告正文的结尾用语一般用“特此报告”表述。

2、专题报告(情况报告)。是为了向上级着重汇报某项工作和某个问题,以使上级了解情况,做出指示而写的公文。专题报告的显著特点是,报告的内容专一。专题报告可分为:反映某项工作及其存在问题,并提出解决问题意见的专题报告;为总结某项工作而形成的经验性的专题报告;为研究和解决某一问题或工作而召开会议所形成的会议专题报告;工作中有了错误,需要向上级机关检讨所形成的检讨性专题报告;对某一事情或某种情况进行周密的调查,在分析研究基础上形成的调查,专题报告。

各种专题报告的格式大体一致。正文内容,由于专题报告种类不同,在写法上有所差异。一般说来,专题报告的正文大体包括三部分:一是工作开展情况,二是存在问题及其原因,三是解决问题的意见和办法。正文开头一般先详细叙述新情况产生的缘由、情况和问题等作为“依据”,然后用“为了……”等句式点名主题,再用“现……如下”句作为过渡语,转入分旨部分,提出解决问题的具体措施。

3、答复报告。是被动回答上级询问的一种随机性呈报,正文开头一般先引用上级来文(或领导批示要求、函电)作为“依据”,然后用“现将……报告如下。”一句点明“意图主旨”兼作过渡语,转入分旨部分的详细叙述。

(二)写作要求

1、重点突出,中心明确,详略得当,即使是综合报告,也要重点突出几个问题,对其他问题简略带过。

2、要有分析,不能只罗列现象,要着力揭示问题的实质,分析发展趋势。

3、要注意反映新情况、新问题即报告的内容要有新意,要注意时效性。

4、内容要真实可靠,实事求是,要一分为二,报喜也要报忧,讲成绩也要找出差距和不足。

5、注意一文一事,不要夹带请示事项,简明扼要,文字精炼。

三、请示与报告的区别

请示与报告的相同之处在于它们都是上行文。其区别是:

1、行文目的不同。请示需要上级对下级有明确的批复;报告则是下情上达,上级领导机关只作为阅知件,不作答复。

2、行文时间不同。请示必须事前行文,不允许先斩后奏;报告可根据实际情况随时行文。

3、行文内容不同。请示主要写带有迫切需要上级批示的事项;报告只是汇报事项。请示中可以有报告事项,但报告中不可夹带有请示事项。

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分类：

1、按内容性质分为：

（1）随同性报告(报送性报告)

（2）回复性报告(答复报告)

（3）汇报性报告(工作报告)

（4）反映性报告(情况报告)

2、按内容的范围分为：

（1）综合性报告(汇报全面工作或工作的全面情况，内容全面)

（2）专题性报告(汇报某一项工作、某一个问题或某一方面情况，内容单一)

3、按报告时限分为：

（1）例行报告（即定期向上级机关所作的工作报告，如周报、旬报、月报、季报、年度报告等。有严格的期限规定，必须按时完成。）

（2）不定期报告（指无严格的期限规定，根据工作实际需要而写的报告）

4、x的机关报告按上呈的目的、要求分为：

（1）呈报性报告

不要求批转，以汇报工作情况为主。惯用结尾语：“特此报告”、“以上报告，请审阅/审示”。这类结语常省略。

（2）呈转性报告（即呈请上级机关予以批转各地、各部门执行的报告）

要求批转，以提出意见或建议为主。惯用结尾语：“以上报告如无不妥（当），请批转有关单位执行（各地区、各部门贯彻执行）”。

行政机关报告中已不存在呈转性报告，因为它已被呈转性意见代替。写法：

一般结构：

1、标题

因属于上行文，最好三要素都具备。情况紧急，可在文种前加“紧急”二字。

2、主送机关

力求单一。一般只有一个主送机关，即直接上级机关。受双重领导的下级机关行文时，则应根据报告的具体内容确定主送机关和抄送机关，谁主管就主送给谁。除领导直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人送报告。

3、正文（报告的正文一般包括报告缘由、报告事项、结尾三个部分）

工作报告、情况报告，有时用“特此报告”结尾；x的机关使用的建议报告，结语是“以上报告如无不妥（当），请批转各地区、各部门/有关单位执行”；答复报告，结语有时用“专此报告”。报送性报告常以“请审示/审查/审阅/收阅/查收/核收等惯用语结尾。

实际工作中，报告结语错用的现象比较多见，最突出的是在工作报告、情况报告的正文结尾写上“以上报告当否，请指示”或“以上报告如有不当，请指正”，这是违反行文规则的。因为报告是不能夹

带请示事项的，只有建议报告才用“请批转”这一请求语。至于在工作报告、情况报告的结尾用“特此报告，请审阅”或“以上报告，请审阅”，也是不规范的，不必要地加上了报送性报告的结语。

4、公文生效标识和成文时间

（一）报送性报告（标题中用报送、呈报等词）

1、报送例行上报材料的报告。如报送计划、总结等。通常不写报送目的，只需用简短语言把被报送材料交待清楚就行了，结尾常用“请审示/审查/审阅/查收”等。报送计划、总结可不加附件说明，因为在标题中已对报送材料的名称作了说明。

例文

xx市卫生局关于报送20xx年工作总结的报告

省卫生厅：

现将我局20xx年工作总结送上（报上），请审示。

x年x月x日

至于向xxx法制局报送地方性法规和行政规章的备案报告，xxx办公厅对其格式作了统一规定：

关于《xx》的备案报告

xxx法制局：

现将我省（市、自治区）xx年xx月xx日发布的《xx》上报备案，请查收。

（印章）

xx年xx月xx日

2、报送上级需知的其它文字材料或物件的报告。如报送评选结果、调查报告、办法等。

正文写法：

（1）缘由：(评选、调查、制作、制定及报送的)原因、根据、目的等。

（2）主体：主要写被报送材料形成的时间、过程、方式、结果等，以增强真实性、可靠性。报送《办法》、《制度》等有时还要提出实施意见。

（3）结语：“特此上报”等，有时省略。

（4）附件说明：若标题及文中对报送材料的`说明与附件名称不一致时，可加附件说明，一致时可不加。

例文4-02

xx省卫生厅关于报送全国卫生文明先进集体

和先进工作者评选结果的报告

卫生部：

根据你部《关于评选全国卫生文明先进集体和先进工作者通知》的要求，经自下而上层层推荐，评定我省全国文明先进集体8个、全国卫生先进工作者23名。具体名单及事迹材料附后。

特此上报

附件：全国卫生文明先进集体、先进工作者名单及事迹材料

xx省卫生厅

x年x月x日

（二）答复报告

回答上级询问的问题；回答上级责成办理或检查事项的完成情况，对上级布置的工作、交代的事情进行如期汇报；回答有关代表大会、委员会及其执行机构提出的质询，交付处理的提案、议案的处理意见或处理结果等。属于被动行文。

正文写法：

（1）答复的缘由。要开宗明义，说明答复的原因、根据。一般要交代什么时间接到上级机关或哪位领导提出的什么问题或询问的事项，点明时间、机关/领导/来文、事项。有时还要交代本机关接到指示或询问后是怎样做的。“怎样做”应写得简要，一般常写“对??进行了调查/检查处理”、“召开??会议，对??进行了认真研究”等。然后用过渡语“现将有关情况汇报如下”、“处理结果如下”、“现将调查处理的结果报告如下”、“答复如下”等过渡到主体部分。

（2）答复的事项。交代清楚调查、处理、办理、研究的结果。询问什么就答复什么，批示办什么事就汇报办什么，不枝不蔓，简明扼要。按所询问事项逐一答复。切忌穿靴戴帽绕圈子，答非所问出岔子，笼统空洞打幌子。

一、格式

市场调査报告一般由标题、正文、结尾三部分组成。

1.标题

市场调査报告的标题为单行和双行两种类型。

单行标题。单行标题可分为公文式标题和一般的文章式标题。公文式标题由调查的时间期限、地域范围、调査的对象和文章的种类四个因素构成。其特点是简洁明确。如“我国纯棉布市场前景的调査与预测”、“20xx年至20xx年陕西省电视机市场需求趋势的调査与预测”等。

文章式标题一般都需指明市场调査的结论或发展的趋势。如XX省进口洗衣机销路不佳”、“阿拉伯妇女喜欢真丝印花绸”，都直接揭示了文章的主要内容，显得精练而又准确。见诸于报刊的市场调蜜报告，其标题往往具有新闻性，在简洁、准确的基础上力求鲜明、生动、结尾是市场调査告的最后一部分，即“落款”。应注明调査单位引人关注。如“拉萨人争购小太阳”是对阳能产品在西藏地区前景预测的文章标题，既准确地反映了市场的情况和今后的发展趋势，又具有动感和形象美，到了很好的效果。

双行标题。双行标题是文章式标题与公文式标题的有机结合。

2.正文

正文是市场调查报告的主体部分，它往往由前言和主体两部分构成。有的也可省略前言。

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前言，即正文的开头。其所写内容大致包括调查的具体时间、地点、对象、方法及效果等；也可以简要介绍调查报告的主要内容及观点。要做到简明扼要，条理清晰，使读者在没有接触正文的主体之前，就对报告的基本内容、方法和意义有个初步了解，以便更好地阅读下文。

主体部分，主要包括调查的具体情况和调查者本人的观点，依据顺序逐次写出调查情况、具体论述、最后建议。

调查情况，一般包括历史性情况和当前情况。引用历史情况，主要是为了总结过去的经验和教训，说明其发展的延续性，及其对当前和未来的影响。重点应放在对当前情况的介绍，如实反映调查对象的现状现貌。这部分的表述可以灵活机动，既可以一目了然，以“条款式”逐条列出，分别叙述；也可以归类写出。由于在这部分里，材料庞杂，信息量大，因此，可以采用多种形式表述，必要时还可以借助于表格或图解。不仅内容要丰富，还要做到条理清晰，并科学、合理地揭示出其内在联系，这不是那么容易的事。所以，在写这部分内容时，不但要多搜集资料，而且要使其恰到好处地得到运用，达到全面具体介绍的目的。

具体论述，就是根据上面所介绍的各种情况，进行缜密的推理，从而发现市场运动的规律。论述可长可短，但要针对性强、逻辑性强，而不能牵强附会。

在论述以后，要适当地提出一些合理化建议。这些建议可以分条写出，具体说明；也可以不作具体解释地笼统写出。但要注意这些建议的可行性，因为这将直接影响企业的经营决策。

3.结尾

名称或调查者本人姓名，同时注明调查报告的写作时间。

二、写作要求

市场调査报告的写作要求和技巧与其他公文写作有某些相通之处，但也有它自己的特点，概括来讲，主要有以下几点：

1.要充分准备

撰写市场调查报告不是凭空编造，不是想当然，而是要用事实说话。因此，在动笔写报告之前，就首先要做好准备工作。准备工作的第一步就是要亲自去市场调查。正所谓“没有调査就没有发言权”，要想写出科学、实用的市场调查报告，必须掌握第一手材料，这是一个特别关键的环节。准备工作的第二步就是在获得大量材料的基础上，去粗取精，去伪存真，把主要的、有代表性的材料提炼出来，使这些有用的资料活生生地印在自己的脑海中。准备工作的最后一步就是构思并列出提纲。在列提纲时，可以从不同思路多列出几个，然后进行分析比较，从中挑选出最好的。

2.科学、合理、实用

科学、合理、实用是写作市场调查报告的基本要求。如果不具备这三个特点，那么，一篇市场调查报告就没有任何价值，甚至会误导决策者，给企业或其他经济部门带来损失。为此，调査报告的撰写者本人首先就要具有严谨的学风。不浮夸，不偏倚，不歪曲事实，这是写出一篇上乘的市场调査报告的前提。

3.行文要流畅

市场调査报告不是个人日记，不是只给作者本人看的，它是给决策层领导看的。既然是给别人看的，就要让人能看懂，并给人一种阅读时的轻松感。否则，通篇条理不清，行文不畅，东扯一句，西拉一句，就会给人一种读起来很累的感觉，最终别人也不明白你要说明什么，这样的报告无疑是失败的。

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实习报告要求主要有以下三点，具体细分在这三点中都有体现，为了方面您查阅，我们简化为三个要点：

1. 封面—指定样稿2. 纸张—b5纸

标题：字体—黑体;大小—小三~小四

正文内容：字体—宋体;大小—小四

左右页边距：2厘米

3.内容提纲

前言

一、实习目的

二、实习时间

三、实习地点

四、实习单位和部门

五、实习内容：要求字数不低于5000字

六、实习总结

附：指导教师评语：

实习报告成绩：

指导老师签名：

年月日

xxxxxxx学院应用技术学院

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一.实践报告撰写的内容与要求

一份完整的实践报告应由以下部分组成：

1.报告题目

报告题目应该用简短、明确的文字写成，通过标题把实践活动的内容、特点概括出来。题目字数要适当，一般不宜超过20个字。如果有些细节必须放进标题，为避免冗长，可以设副标题，把细节放在副标题里。

2.学院及作者名称

学院名称和作者姓名应在题目下方注明，学院名称应用全称。

3.摘要(有英文摘要的中文在前，英文在后)

报告需配摘要，摘要应反映报告的主要内容，概括地阐述实践活动中得到的基本观点、实践方法、取得的成果和结论。摘要字数要适当，中文摘要一般以200字左右为宜，英文摘要一般至少要有100个实词。摘要包括：

a)“摘要”字样

b)摘要正文

c)关键词

d)中图分类号

4.正文

正文是实践报告的核心内容，是对实践活动的详细表述。这部分内容为作者所要论述的.主要事实和观点，包括介绍实践活动的目的、相关背景、时间、地点、人员、调查手段组成，以及对实践活动中得到的结论的详细叙述。要能够体现解放思想、实事求是、与时俱进的思想路线，有新观点、新思路。

5.结束语

结束语包含对整个实践活动进行归纳和综合而得到的收获和感悟，也可以包括实践过程中发现的问题，并提出相应的解决办法。

二、撰写实践报告的准备与主要步骤

实践报告的写作过程应包括以下步骤：收集资料、拟订报告提纲、起草、修改、定稿等。各个步骤具体做法如下：

1.收集资料

资料是撰写实践报告的基础。收集资料的途径主要有：通过实地调查、社会实践或实习等渠道获得;从校内外图书馆、资料室已有的资料中查找。

2.拟订报告提纲

拟订报告提纲是作者动笔行文前的必要准备。根据报告主题的需要拟订该文结构框架和体系。我们在起草报告提纲后，可请指导教师审阅修改。

3.起草

报告提纲确定后，可以动手撰写实践报告的初稿。在起草时应尽量做到“纲举目张、顺理成章、详略得当、井然有序”。

4.修改、定稿

报告初稿写之后，需要改正草稿中的缺点或错误，因此应反复推敲修改后，才能定稿。

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1.口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

2.语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3.真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

4.直接

跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

5.礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的'观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

6.简洁

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

7.精确

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

8.针对性

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

9.语言朴实

前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

10.回复迅速及时

给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

11.标题

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

13.校对

写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

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商务写作技巧

使用第一人称而不用无人称句子

Wrong: "The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall job satisfaction."

错误示例：这个组织的运作目标包括鼓舞士气和提高工作满意度。

Right: "I want to enjoy working here. I'll bet you do, too."

正确示例：我想要享受在这儿工作。我相信你也是。

使用生动的语言而不是陈词滥调

Wrong: "This action item calls for out-of-the-box thinking."

错误示例：这项任务要求大胆开阔的想法。

Right: "If you've got an idea that you're afraid might be half-baked, let's consider it anyway."

正确示例：如果你有一个想法，那你担心会中途流产，没关系先考虑再说。

不要重复自己说的话

Wrong: "This training program teaches you to learn the best tricks, tips, techniques and skills for every stage of the market process."

错误示例：这个培训项目能教会你营销过程中最好的手段、方法、技巧和技能。

Right: "This program teaches the best marketing tricks."

正确示例：这个项目能教会你最好的营销手段。

用名词和动词而不是形容词和副词

Wrong: "We have an exciting, brand new product that will easily and quickly solve your most difficult sales process problems."

错误示例：我们推出了一款令人振奋的、全新的`产品，它能够轻易解决我们面临的最难的销售问题。

Right: " This product will help you turn prospects into customers in less time."

正确示例：这款产品能够帮助你在较短时间内开拓新用户。

展示证据而不是观点

Wrong: "We have the best service, the most reliable product and the friendliest salespeople."

错误示例：我们有最好的服务，最值得信赖的产品和最友善的销售人员。

Right: "We won the XYZ best service award. Twice."

正确示例：我们赢得了XYZ最佳服务奖两次。

商务写作注意事项

切忌主客不分或模糊。

例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include ,000 for new equipment.应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include ,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

句子不要零碎。

例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 两个句子应该连在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.

结构对称，令人容易理解。

例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.

单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。

例如: An authorized person must show that they have security clearance. 应改为 Authorized persons must show that they have security clearance.

动词和主语要呼应。

想想这两个句子的分别: 1. This is one of the public-relations functions that is under-budgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted.

时态和语气不要转换太多。

看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

标点要准确。

例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 应改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

选词正确。

像 affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

拼字正确。

有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。

大小写要注意。

除非必要不要整个词都大写，除非要骂人。例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

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