公文写作格式排版要求

时间:2025-10-18 作者:崇文网

〘一〙公文写作格式排版要求

1、写作基础知识

主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：

①直接阐述；

②单一集中；

③以意役法；

④片言居要；

⑤善用标题。

文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）

文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：

①例证法；

②喻证法；

③类比法；

④对比法；

⑤反驳法；

⑥归谬法。

语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

2、公文的特点和种类

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：

①由法定作者制发；

②具有法定的现实执行效用；

③具有规范的体式；

④履行法定的程序。

根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：

（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。

（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类

（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。

（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。

（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。

（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

3、政府系统的通用公文文种

（1）规范性文件

条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称条例。

规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

（2）领导指导性文件

命令（令）。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。

指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

批复。用于答复下级机关的请示事项。

通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（3）公布性文件

公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（4）陈述呈请性文件

议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

请示。用于向上级机关请求指示、批准。

报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

（5）商洽性文件

函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件

会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。

4、党政机关的通用公文文体

（1）规范性文件

条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（2）领导指导性文件

决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。

决定。用于对重要事项作出决策和安排。

指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

意见。对于重要问题提出见解和处理办法。

通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

批复。用于答复下级机关的请示。

（3）公布性文件

公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。

（4）陈述呈请情文件

报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

请示。用于向上级机关请求指示、批准。

（5）商洽性工作

函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件

会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。

5、公文文体与结构常识

应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。

公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

6、公文格式排版规定

保密等级：绝密机密秘密标注后，加，必要时加期限（如机密5年），3号或4号黑体。

紧急程度：急或特急，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。

发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。

〘二〙公文写作格式排版要求

一、按形成和使用的公务活动领域划分

1、通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。

2、专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。

二、按公文的来源划分

1、对外文件简称发文指本单位向外单位发出的文件。

2、收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。

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3、内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。

三、按公文的行文关系和行文方向划分

1、上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。

2、平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。

3、下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。

四、按公文的秘密程度和阅读范围划分

从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：

1、绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

2、机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

3、秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

〘三〙公文写作格式排版要求

公文的概念和特点

公文即公务文件，是国家机关级其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成有具有法定效用和规范格式的文件。特点有：

1、作者的法定性；所谓的作者法定，就是指依据宪法和其他有关法律、章程成立的，并能以自己的名义行使职能权利和担负一定的义务、任务的机关、组织或代表机关组织的领导人。也就是说，党的机关、人大机关、行政机关、人民团体、企事业单位及其他法定的社会组织才有权制发公文。以领导人的名义发文，在个人名字前面都应冠以机关的名称与职务，代表他所在的机关来发文的。

2、效力的权威性；

3、内容的.公务性；公文不管是别人代拟的还是领导者自拟都只能是为了“公务活动”而创制。

4、体式的规范性；

5、制发的程序性；公文制发程序一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等步骤。

6、创制的时效性。

公文的分类

根据公文形成和作用的活动领域，分为通用公文和专用公文两类

根据公文机密程度，分为对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件六类。

根据公文行文方向，可分为上行文、平行文、下行文三类。函是最重要的平行文。凡是没有隶属关系的，机关不分大小，级别不论上下，一律视为平行关系。

根据处理时限的要求，可分为平件、急件、特急件三类。

根据公文制发机关的性质，分为法规文件、行政文件、党的文件三类。

根据公文内容的性质和作用，分为规范性文件、领导指导性文件、陈述呈请性文件、知照性文件、记录性文件。知照性文件是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各相关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。

根据文件的发送目的，分为主送件、抄送件、批转件、转发件等。

根据公文来源分为两类：收文、发文。

公文的文种

据《办法》的规定，国家行政公文有13种，据《条例》规定学党的机关公文有14者，各分别是：

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令、公告、通告、议案；

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、决议、公报、指示、条例、规定。

公文的文体

是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

在公文的写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主。

公文的行文规则

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文来往关系。我国社会组织的管理机关可以分为三大类：

1、政权机关：立法机关体系（自全国人大及常委会、省人大及常委会到乡镇人民代表大会）；行政机关体系（依次是中央人民政府即国务院，省、四大直辖市、各自治区和港澳特别行政区政府，市、地区、自治州政府，县级市、市辖区、县政府，乡镇政府）；司法机关本系（自最高人民法院到乡镇司法机关）；其他行政机关（军事机关体系、政协机关本系等）。

2、团体机关中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会的领导权力核心；中国共产主义青年团机关体系；全国工会机关体系；全国妇女联合机关体系；其他群众性团体。

3、实体机关事业单位机关，均由国家提供一定的经费，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。一般实体机关纵向级别较少。

我国社会组织机关及其部门、单体之间的组织关系和行文关系有以下四种：

1、隶属关系，如国家教育部与各省、自治区、直辖市教育厅（局）；

2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。如国务院所属各部、委、办之间、省人民政府各厅（局）之间；

3、平行关系，同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系；

4、非隶属关系，非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系。或称为不相隶属关系，如省军区与县人民政府，省教育厅与县民政局。

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